Olá,
Aposentar o papel e caneta pode ser um desafio para a maior parte das escolas profissionalizantes e de idiomas hoje em dia. Principalmente, porque a decisão de entrar totalmente na era digital assusta um pouco.
Escolas profissionalizantes e idiomas que possuem secretarias escolares acostumadas com milhares de papéis contendo informações importantíssimas da vida do aluno, podem se sentir intimidadas com a inovação, mas ela é necessária.
Preparei este artigo para mostrar a você que é dono de uma escola profissionalizante ou de idiomas algumas vantagens que você encontrará abandonando o papel, a caneta, as planilhas do excel e toda burocracia que você, gestor, enfrenta junto com sua equipe de colaboradores para fazer sua escola funcionar. Vamos lá?
Economia de tempo
É bastante comum gestores de escolas se desdobrando, junto com a equipe, para dar conta de atender alunos pessoalmente, em ligações, dar informações básicas, mostrar as dependências da escola, realizando matrículas, auxiliando a recepção de pais e novos alunos, provavelmente é um cenário bem familiar para você.
Isso porque todo tipo de tarefa necessária para o bom funcionamento da unidade necessita de tempo. E a jornada de trabalho dos seus colaboradores muitas vezes não dá conta de realizar tudo e isso acaba, de certa forma, sobrecarregando quem está gerindo.
Agora imagine se metade dessas tarefas fossem otimizadas apenas com a utilização de um sistema de gestão de alunos online? Imagine sua vida facilitada e você com menos preocupação para conseguir curtir outros momentos da sua vida que não estejam ligados ao trabalho?
Existem sistema de gestão em que é perfeitamente possível visualizar relatórios de matrículas, conferir a frequência com que o aluno está assistindo às aulas, sem que seja necessário conferir tudo na antiga pauta (chamada), aquela que os professores utilizam para sinalizar a presença do aluno em sala de aula. Bem legal, não é mesmo?
Estreitar o Relacionamento entre escola x alunos x pais
Outra vantagem é a maneira como você irá melhorar o relacionamento da sua instituição com os alunos e responsáveis. Com um simples relatório de frequência você e sua equipe terão a chance apurar os motivos da ausência de algum aluno específico.
E, por exemplo, os alunos e/ou responsáveis sentiriam que não são apenas um número e que a sua escola, de fato, se importa com os motivos que levaram a ele (aluno(a)) se ausentar, seja um motivo grave ou não.
Este tipo de atitude estreita os laços entre a sua escola profissionalizante/idiomas e o cliente que a escolheu, dentre tantas outras, destacando-se das demais, te deixando em grande vantagem no mercado.
Facilitar a parte burocrática
Leve em consideração que junto com a evolução tecnológica o perfil de alunos, pais e responsáveis também foi modificado. Agora eles esperam muito mais de uma escola profissionalizante/idiomas e não se contentam com mais do mesmo.
Procuram mais facilidade, agilidade, ganho de tempo e para lidar com esse novo perfil de consumidor a gestão da escola precisa estar bem preparada.
Tarefas simples como a emissão rápida de boletos, 2ª via para pagamentos, emissão rápida de declarações, acesso instantâneo a notas e faltas dos alunos.
Ampliar a participação dos pais e responsáveis na vida escolar dos filhos
Com a correria do dia-a-dia, a falta de tempo acaba afastando os responsáveis da rotina escolar dos alunos, no caso de crianças e adolescentes.
E a divisão entre trabalho, rotinas domésticas, cuidar dos filhos e da vida escolar é um desafio e tanto para pessoas que não possuem tempo disponível para se deslocar até a instituição.
Por conta disso, um sistema de gestão de alunos facilitaria e muito a parte burocrática financeira, que consiste em emissão de boletos para quitar mensalidades, parcelar compra de materiais didáticos, entre outras tarefas que demandam tempo.
Isso prova que a inovação e o avanço tecnológico não melhora somente o seu trabalho e de seus colaboradores, mas também do aluno e dos responsáveis, que, com certeza, levarão estes pontos positivos em consideração na hora de realizar a matrícula ou rematrícula em sua escola.
Economia de materiais e consequentemente de dinheiro
Já reparou, no momento de fechar as contas da sua empresa, quanto de dinheiro você está desperdiçando com materiais tipo: papel e caneta?
Com certeza parte do orçamento de investimento está destinado para isso e talvez, esteja sendo mal utilizado.
Coloque na ponta do lápis e veja se é necessário todo este gasto de material que, no final das contas, irá para o lixo, junto com seu dinheiro.
Ter os dados necessários para o funcionamento da sua empresa armazenados em um sistema de gestão economizam espaço, tempo e reduzem custos. E você ainda ajuda o meio ambiente, com a redução do consumo de papel!
E agora? Depois que te mostrei tantas vantagens de iniciar ou atualizar sua escola na era digital. Está esperando o que para inovar? Seus colaboradores e seu bolso ficarão imensamente gratos!
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