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Controle de caixa para escolas de cursos livres

Fábio Reche 0

Olá,

O assunto dessa semana é sobre como ativar e controlar o Caixa de sua escola.

Através do sistema SCA, você possui um completo sistema de abertura e fechamento de Caixas, onde poderá controlar as entradas e saídas do caixa de sua escola.

O objetivo do Controle de Caixa é aprimorar o controle de Entradas, que são as mensalidades pagas pelos seus alunos, e também registrar as Saídas, que são retiradas feitas pelo proprietário/funcionário da escola.

Você vai precisar de:

  • Gaveta na secretaria da escola, que será a ‘Gaveta do Caixa’
  • Acesso ao sistema SCA

Ativando o Módulo de Controle de Caixa

O primeiro passo será ativar o módulo de controle. Para isso, faça:

  • Clique no menu Manutenção > Parâmetros
  • Clique na categoria Pagamentos

Ative a opção “Ativar módulo de Controle de Caixa”

  • Clique no botão Gravar

Ajustando o Primeiro Caixa

  • Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
  • Será exibida a tela do controle de caixa
  • Exemplo: 

Para que o controle funcione corretamente é necessário definir o valor do troco, isto é, é o valor inicial do Caixa no dia atual.

  • Clique no botão “Fechamento de Caixa” 
  • Digite o valor do troco, dentro do campo “Valor do troco”
  • Exemplo: 
  • Clique sobre o botão “Fechar caixa”

 

  • Verifique que o campo “Saldo em caixa”, passa a exibir o valor digitado por você.

 

  • Clique no botão “Consulta”
  • O resumo do Caixa deve exibir neste momento, apenas o valor ajustado como troco inicial

A partir deste momento, o seu Caixa está pronto para receber as entradas (mensalidades ou avulsas) e também está pronto para registrar as saídas, que são as retiradas de dinheiro.

Recebendo uma mensalidade e adicionando ao Caixa

Vamos fazer um teste de recebimento de uma mensalidade.

Para isso, acesse um aluno em seu sistema. 

  • Clique na aba Financeiro

  • Em seguida, clique sobre uma parcela para selecioná-la.
  • Clique no botão “Receber”

  • Verifique a instrução que diz: “Este pagamento será lançado no Caixa que está aberto”

  • Confirme o recebimento da parcela, utilizando o botão “Receber”.
  • Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)

Note que o Saldo do Caixa agora contabiliza a entrada da mensalidade. Dessa forma, temos: [valor do troco] + [valor da mensalidade recebida]

Entradas manuais no Caixa

Se a sua escola recebe valores adicionais, isto é, que não são mensalidades dos alunos, você também pode registrar estes valores no Caixa.

Por exemplo: um serviço de Xerox de documentos pode ser considerado uma entrada em seu Caixa.

  • Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
  • Clique no botão “Entrada”

  • Preencha o campo “Descrição”, com a descrição do valor que está recebendo
  • Preencha o campo “Recebido de”, com o nome da pessoa que está pagando o valor a sua escola
  • Preencha o campo “Valor”, com o valor da entrada que está recebendo
  • Clique no botão “Salvar”

Para verificar o lançamento, utilize o botão “Consulta”.

Saídas do Caixa

As saídas do Caixa são recursos que acontecem com frequência na escola. O importante é que isso fique registrado, para que você não tenha diferença do valor que está na Gaveta e no valor que está registrado no sistema.

  • Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
  • Clique no botão “Saída”

  • Preencha o campo “Descrição”, com a descrição do valor que está sendo retirado
  • Preencha o campo “Pago para”, com o nome da pessoa que está retirando o dinheiro do caixa
  • Preencha o campo “Valor”, com o valor da saída que está sendo feita
  • Clique no botão “Salvar”

Para verificar o lançamento, utilize o botão “Consulta”.

Relatório do Caixa

O sistema SCA oferece um relatório analítico do Caixa.

Neste relatório, você consegue enumerar três itens muito importantes:

  1. Saldo inicial do caixa
  2. Entradas de dinheiro que aconteceram no período
  3. Saídas de dinheiro que aconteceram no período
  • Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
  • Clique no botão “Consulta”

  • Na parte inferior da janela, clique no botão “Relatório analítico”

Será exibido um relatório parecido com o abaixo:

Fechamento do Caixa

Durante a semana de trabalho, o proprietário/responsável pela escola, poderá optar por levar o dinheiro embora, para efetuar um depósito bancário por exemplo.

Neste momento, é ideal realizar um “Fechamento do Caixa”, isto é, o momento onde iremos ajustar um novo valor de Troco que ficará na Gaveta do Caixa, sendo que o restante do dinheiro será levado para fora da escola.

  • Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
  • Clique no botão “Fechamento de Caixa” 
  • Digite o valor do troco, dentro do campo “Valor do troco”
  • Clique sobre o botão “Fechar caixa”

Pronto! a partir deste momento você criou um novo Caixa em seu sistema.

Caso você precise consultar um “caixa anterior”, basta escolher ele no objeto “Caixa”.

Exemplo: 

Conclusão

O controle de Entradas e Saídas é peça importante para o sucesso de sua escola, e o controle e acompanhamento são diários. O recurso de Controle de Caixa é uma ferramenta que vem para agregar e facilitar o uso do sistema pelos funcionários da escola.

Se for nosso cliente e deseja saber mais sobre este recurso, entre em contato conosco pelo para te ajudarmos, mas se não for e deseja conhecer mais sobre o SCA e todos os seus recursos, clique aqui.

Um abraço e sucesso à todos!

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