Controle de caixa para escolas de cursos livres

Olá,

O assunto dessa semana é sobre como ativar e controlar o Caixa de sua escola.

Através do sistema SCA, você possui um completo sistema de abertura e fechamento de Caixas, onde poderá controlar as entradas e saídas do caixa de sua escola.

O objetivo do Controle de Caixa é aprimorar o controle de Entradas, que são as mensalidades pagas pelos seus alunos, e também registrar as Saídas, que são retiradas feitas pelo proprietário/funcionário da escola.

Você vai precisar de:

Gaveta na secretaria da escola, que será a ‘Gaveta do Caixa’
Acesso ao sistema SCA

Ativando o Módulo de Controle de Caixa

O primeiro passo será ativar o módulo de controle. Para isso, faça:

Clique no menu Manutenção > Parâmetros
Clique na categoria Pagamentos

Ative a opção “Ativar módulo de Controle de Caixa”

Clique no botão Gravar

Ajustando o Primeiro Caixa

Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
Será exibida a tela do controle de caixa
Exemplo:

Para que o controle funcione corretamente é necessário definir o valor do troco, isto é, é o valor inicial do Caixa no dia atual.

Clique no botão “Fechamento de Caixa”
Digite o valor do troco, dentro do campo “Valor do troco”
Exemplo:
Clique sobre o botão “Fechar caixa”

Verifique que o campo “Saldo em caixa”, passa a exibir o valor digitado por você.

Clique no botão “Consulta”
O resumo do Caixa deve exibir neste momento, apenas o valor ajustado como troco inicial

A partir deste momento, o seu Caixa está pronto para receber as entradas (mensalidades ou avulsas) e também está pronto para registrar as saídas, que são as retiradas de dinheiro.

Recebendo uma mensalidade e adicionando ao Caixa

Vamos fazer um teste de recebimento de uma mensalidade.

Para isso, acesse um aluno em seu sistema.

Clique na aba Financeiro

Em seguida, clique sobre uma parcela para selecioná-la.
Clique no botão “Receber”

Verifique a instrução que diz: “Este pagamento será lançado no Caixa que está aberto”

Confirme o recebimento da parcela, utilizando o botão “Receber”.
Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)

Note que o Saldo do Caixa agora contabiliza a entrada da mensalidade. Dessa forma, temos: [valor do troco] + [valor da mensalidade recebida]

Entradas manuais no Caixa

Se a sua escola recebe valores adicionais, isto é, que não são mensalidades dos alunos, você também pode registrar estes valores no Caixa.

Por exemplo: um serviço de Xerox de documentos pode ser considerado uma entrada em seu Caixa.

Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
Clique no botão “Entrada”

Preencha o campo “Descrição”, com a descrição do valor que está recebendo
Preencha o campo “Recebido de”, com o nome da pessoa que está pagando o valor a sua escola
Preencha o campo “Valor”, com o valor da entrada que está recebendo
Clique no botão “Salvar”

Para verificar o lançamento, utilize o botão “Consulta”.

Saídas do Caixa

As saídas do Caixa são recursos que acontecem com frequência na escola. O importante é que isso fique registrado, para que você não tenha diferença do valor que está na Gaveta e no valor que está registrado no sistema.

Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
Clique no botão “Saída”

Preencha o campo “Descrição”, com a descrição do valor que está sendo retirado
Preencha o campo “Pago para”, com o nome da pessoa que está retirando o dinheiro do caixa
Preencha o campo “Valor”, com o valor da saída que está sendo feita
Clique no botão “Salvar”

Para verificar o lançamento, utilize o botão “Consulta”.

Relatório do Caixa

O sistema SCA oferece um relatório analítico do Caixa.

Neste relatório, você consegue enumerar três itens muito importantes:

Saldo inicial do caixa
Entradas de dinheiro que aconteceram no período
Saídas de dinheiro que aconteceram no período

Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
Clique no botão “Consulta”

Na parte inferior da janela, clique no botão “Relatório analítico”

Será exibido um relatório parecido com o abaixo:

Fechamento do Caixa

Durante a semana de trabalho, o proprietário/responsável pela escola, poderá optar por levar o dinheiro embora, para efetuar um depósito bancário por exemplo.

Neste momento, é ideal realizar um “Fechamento do Caixa”, isto é, o momento onde iremos ajustar um novo valor de Troco que ficará na Gaveta do Caixa, sendo que o restante do dinheiro será levado para fora da escola.

Clique no menu Financeiro > Caixa (atalho Ctrl + Shift + C)
Clique no botão “Fechamento de Caixa”
Digite o valor do troco, dentro do campo “Valor do troco”
Clique sobre o botão “Fechar caixa”

Pronto! a partir deste momento você criou um novo Caixa em seu sistema.

Caso você precise consultar um “caixa anterior”, basta escolher ele no objeto “Caixa”.

Exemplo:

Conclusão

O controle de Entradas e Saídas é peça importante para o sucesso de sua escola, e o controle e acompanhamento são diários. O recurso de Controle de Caixa é uma ferramenta que vem para agregar e facilitar o uso do sistema pelos funcionários da escola.

Se for nosso cliente e deseja saber mais sobre este recurso, entre em contato conosco pelo para te ajudarmos, mas se não for e deseja conhecer mais sobre o SCA e todos os seus recursos, clique aqui.

Um abraço e sucesso à todos!