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Controle as contas a pagar em sua escola

Fábio Reche 0

Olá,

O tema de hoje será o Controle de contas a pagar de sua escola. Um assunto extremamente importante para monitorar a saúde financeira de sua empresa. O correto controle das contas a pagar, vai lhe fornecer informações para a tomada de decisões em seu negócio.

Com o auxílio do sistema de gestão SCA, você possui um módulo para o controle das contas que a sua empresa precisa pagar a cada mês.

Você vai precisar de:

  • Acesso ao sistema SCA
  • Cadastrar os dados de seus Fornecedores
  • Criar as contas a pagar dentro do sistema

Cadastrando os Fornecedores

Iremos chamar de Fornecedores as empresas ou pessoas para quem iremos pagar um determinado valor.

Para isso, faça:

  • Clique no menu Cadastros > Diversos > Fornecedores
  • Será aberta a janela para cadastro do fornecedor
  • Por exemplo: se você for efetuar o pagamento da conta de energia elétrica, cadastre o nome da empresa de energia de sua região

Exemplo de cadastro:

  • Para cadastrar, utilize o botão “Novo”
  • Preencha os dados desejados
  • Clique no botão “Salvar”

 

Cadastrando uma Conta a Pagar

  • Vamos cadastrar a nossa primeira conta
  • Clique no menu Financeiro > Contas a Pagar
  • Será exibida a tela do controle de contas a pagar
  • Exemplo: 

Vamos agora cadastrar nossa primeira conta a pagar

  • Clique no botão “Novo”
  • Ajuste o Fornecedor, isto é, para quem a conta será paga
  • Em frequência você pode escolher:
    • Uma vez
    • Mensalmente
    • Número fixo de parcelas
  • Ajuste a data do primeiro vencimento
  • Digite o valor da conta a ser paga, dentro do campo “Valor”
  • Exemplo: 
  • Preencha também a descrição da conta a ser paga, para que você entenda o que está sendo pago e por qual o motivo
  • Clique no botão “Gravar”
  • Feito isso, o sistema irá adicionar a conta em sua listagem de contas

Em meu exemplo, eu cadastrei uma conta com repetição mensal. Com isso, o sistema automaticamente já exibe esta conta para o mês atual e também para os próximos meses.

 

A partir de agora, o sistema já está efetuando a gestão das contas e você poderá baixar estas contas conforme os pagamentos forem efetuados aos seus fornecedores.

Registrando uma conta como Paga

  • Clique no menu Financeiro > Contas a Pagar
  • Identifique na listagem a conta que você deseja quitar
  • Clique sobre a conta para selecioná-la
  • A conta será carregada na parte inferior da janela
  • Ajuste a data do pagamento
  • Ajuste o valor que efetivamente foi pago
  • Exemplo: 

Se você desejar pode registrar a conta que foi paga como um “saída de dinheiro do seu caixa”. Dessa forma, se o dinheiro utilizado para quitar a conta fazia parte de seu Caixa da secretaria, ele será assim identificado no relatório futuramente.

 

Se tudo der certo, você irá receber a mensagem:

—————————
Atenção
—————————
A conta foi paga com sucesso!
—————————

 

Consultando uma conta que já foi paga

Você pode consultar e até mesmo excluir uma conta que já foi paga.

  • Clique no menu Financeiro > Contas a Pagar
  • Clique no botão “Ir p/ Contas Pagas”

Nesta tela você poderá consultar se a conta foi quitada e também realizar alterações se houver necessidade.

 

Relatórios de contas a pagar

O sistema SCA oferece dois relatórios para a documentação das contas a pagar.

Dentro da tela: Central de Relatórios, clique sobre o grupo “Contas a pagar”

  • O relatório “Contas a pagar” permite que você imprima uma lista das contas a serem pagas, dentro do período escolhido.
  • O relatório “Contas que foram pagas” exibe as contas que foram quitadas, dentro do período escolhido.

 

Saiba mais

Deixo um link de um artigo muito interessante, do Sebrae Amapá, onde a autora escreve sobre o Controle de contas a pagar.

Clique aqui para acessar este artigo.

Um abraço e sucesso à todos!

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