Controle as contas a pagar em sua escola
Olá,
O tema de hoje será o Controle de contas a pagar de sua escola. Um assunto extremamente importante para monitorar a saúde financeira de sua empresa. O correto controle das contas a pagar, vai lhe fornecer informações para a tomada de decisões em seu negócio.
Com o auxílio do sistema de gestão SCA, você possui um módulo para o controle das contas que a sua empresa precisa pagar a cada mês.
Você vai precisar de:
- Acesso ao sistema SCA
- Cadastrar os dados de seus Fornecedores
- Criar as contas a pagar dentro do sistema
Cadastrando os Fornecedores
Iremos chamar de Fornecedores as empresas ou pessoas para quem iremos pagar um determinado valor.
Para isso, faça:
- Clique no menu Cadastros > Diversos > Fornecedores
- Será aberta a janela para cadastro do fornecedor
- Por exemplo: se você for efetuar o pagamento da conta de energia elétrica, cadastre o nome da empresa de energia de sua região
Exemplo de cadastro:
- Para cadastrar, utilize o botão “Novo”
- Preencha os dados desejados
- Clique no botão “Salvar”
Cadastrando uma Conta a Pagar
- Vamos cadastrar a nossa primeira conta
- Clique no menu Financeiro > Contas a Pagar
- Será exibida a tela do controle de contas a pagar
- Exemplo:
Vamos agora cadastrar nossa primeira conta a pagar
- Clique no botão “Novo”
- Ajuste o Fornecedor, isto é, para quem a conta será paga
- Em frequência você pode escolher:
- Uma vez
- Mensalmente
- Número fixo de parcelas
- Ajuste a data do primeiro vencimento
- Digite o valor da conta a ser paga, dentro do campo “Valor”
- Exemplo:
- Preencha também a descrição da conta a ser paga, para que você entenda o que está sendo pago e por qual o motivo
- Clique no botão “Gravar”
- Feito isso, o sistema irá adicionar a conta em sua listagem de contas
Em meu exemplo, eu cadastrei uma conta com repetição mensal. Com isso, o sistema automaticamente já exibe esta conta para o mês atual e também para os próximos meses.
A partir de agora, o sistema já está efetuando a gestão das contas e você poderá baixar estas contas conforme os pagamentos forem efetuados aos seus fornecedores.
Registrando uma conta como Paga
- Clique no menu Financeiro > Contas a Pagar
- Identifique na listagem a conta que você deseja quitar
- Clique sobre a conta para selecioná-la
- A conta será carregada na parte inferior da janela
- Ajuste a data do pagamento
- Ajuste o valor que efetivamente foi pago
- Exemplo:
Se você desejar pode registrar a conta que foi paga como um “saída de dinheiro do seu caixa”. Dessa forma, se o dinheiro utilizado para quitar a conta fazia parte de seu Caixa da secretaria, ele será assim identificado no relatório futuramente.
Se tudo der certo, você irá receber a mensagem:
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Atenção
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A conta foi paga com sucesso!
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Consultando uma conta que já foi paga
Você pode consultar e até mesmo excluir uma conta que já foi paga.
- Clique no menu Financeiro > Contas a Pagar
- Clique no botão “Ir p/ Contas Pagas”
Nesta tela você poderá consultar se a conta foi quitada e também realizar alterações se houver necessidade.
Relatórios de contas a pagar
O sistema SCA oferece dois relatórios para a documentação das contas a pagar.
Dentro da tela: Central de Relatórios, clique sobre o grupo “Contas a pagar”
- O relatório “Contas a pagar” permite que você imprima uma lista das contas a serem pagas, dentro do período escolhido.
- O relatório “Contas que foram pagas” exibe as contas que foram quitadas, dentro do período escolhido.
Saiba mais
Deixo um link de um artigo muito interessante, do Sebrae Amapá, onde a autora escreve sobre o Controle de contas a pagar.
Clique aqui para acessar este artigo.
Um abraço e sucesso à todos!