Padronização de Processos

Olá,

Em todas as empresas existem inúmeros processos que são executados diariamente, seja na área comercial, técnica e administrativa, os processos estão por toda a parte. A cada dia temos alguns novos que surgem e outros que gradativamente vão desaparecendo, por não fazerem mais sentido para a realidade atual.

É fato então que os processos existem, mas como eles são gerenciados em nossa empresa? As perguntas abaixo te ajudarão a avaliar seus processos para que na última pergunta você dê uma nota de 0 a 10, vamos lá:

. Os processos em minha empresa são padronizados ou cada vez que é executado fazemos alguma coisa de forma diferente?

. Os processos são documentados ou estão na cabeça de cada executor?

. São feitos treinamentos para os novos colaboradores para o entendimento do processos antes de executá-los ou eles já entram executando sem uma instrução adequada?

Conforme a reflexão acima, dê uma nota de 0 a 10 para a gestão de processos dentro da sua empresa.

Agora, vamos refletir um pouco sobre algumas questões importantes:

Padronização

Os processos quando são padronizados fazem com que a empresa ganhe tempo na execução dos mesmos, trazendo redução de custos, pois os colaboradores dominam a execução. Outra vantagem da padronização é na visão do cliente, pois perceberá que independente de quem o atende, o processo é executado da mesma forma, nós conseguimos ver isso de forma bem clara nos modelos de franquia, exemplo do Mc Donalds, se você pedir um BigMac em São Paulo e depois em Santa Catarina, os lanches serão iguais, com os mesmos ingredientes, sabor e forma de preparo e isso se deve a padronização de processos.

Documentação

Uma vez padronizado, os processos devem ser documentados e pode ser utilizado o próprio google DRIVE para essa documentação, pois é uma plataforma que vai permitir compartilhamento e facilidade de acesso por parte da equipe envolvida.

Atualização

Com tudo padronizado e documentado, abrimos espaço para a atualização constante, pois a padronização cria uma referência de como cada coisa é feita e com isso, permite que a equipe de colaboradores possa sugerir melhorias conforme o cenário muda e até exclusão de processos defasados e a necessidade de inclusão de novos processos.

Treinamento

Por fim, quando temos tudo funcionando fica muito mais fácil passar para a nossa equipe, seja nas contratações de novos funcionários como nas dúvidas na execução de algum processo, todos consultam de uma única fonte a orientação para a execução.

Sabemos que o dia do gestor é repleto de tarefas a serem executadas e algumas vistas como secundárias acabam ficando de lado, mas muitas vezes, quando não olhamos para algumas necessidades acabamos perdendo mais tempo. A gestão de processos é assim, é fácil deixá-la de lado, pois a princípio não afeta a empresa, mas executar processos cada hora de um jeito, perder know-how devido aquela funcionário que “tinha tudo na cabeça” pode gerar um problema muito grande.

Conclusão

Padronize, documente, atualize e treine seus colaboradores, pois uma gestão de processos trará a sua empresa uma nova organização, redução de custos e entregará qualidade aos seus cliente e tudo isso com certeza levará sua empresa a um outro patamar.

Obrigado e uma excelente semana a todos,

Sempre em frente!