Crie processos em sua escola e melhore seus resultados
Olá,
Hoje vamos falar sobre a necessidade da definição e documentação dos processos dentro das escolas. Em um dos posts anteriores foi abordado pelo Wellinghton 5 dicas para melhorar os processos de sua escola. Esse assunto, muito bem descrito nesse post, mostra como devemos nos preocupar em trabalhar o CESAR em nossas unidades:
Confiança
Empatia
Segurança
Aparência
Resposta
O post chamou atenção de como são importantes esses comportamentos padrão dentro da unidade para atingirmos a excelência.
Fique atento aos detalhes
Além desses comportamentos e atitudes, devemos nos atentar nos detalhes dos processos que são executados e também na sua documentação, pois só assim conseguiremos padronizar ao máximo a experiência do aluno, independente do colaborador que está em contato com o mesmo.
Todos os setores da empresa necessitam dessa padronização, pois isso fará com que todos os processos sejam repetidamente executados da mesma forma, permitindo que sejam constantemente analisados sob as lentes de diversos colaboradores, possibilitando melhorias contínuas em suas etapas.
Vamos imaginar um primeiro dia do aluno em sua escola, o que é falado para ele? O que é mostrado? Quais são os procedimentos que a escola acredita que são importantes? Isso está documentado para que todos sigam ou cada colaborador faz do seu jeito?
Esse pequeno exemplo mostra claramente como a falta de padrão faz com que os processos saiam cada hora de um jeito, dependendo da “cabeça” e da boa vontade dos colaboradores, correndo o risco de negligenciar etapas importantes.
A escolha é sua
É uma escolha que fazemos: criamos os processos para que todos “falem a mesma língua” ou deixamos isso a cargo da sorte, da escolha de cada um em executar ou não uma etapa, fazendo com que nossa empresa vire uma “torre de Babel”.
Com os processos todos definidos e documentados, as execuções se tornam padronizadas e os clientes sentirão pouca ou nenhuma diferença entre os colaboradores, criando um modelo de qualidade que sempre está presente nas experiências dos alunos com a escola.
Exemplos de alguns processos padronizados:
- Como deve ser 1o. dia do aluno
- Atendimento ao cliente INTERESSADO
- Início das aulas: procedimentos do professor
- Final das aulas: procedimentos do professor
- Qual o procedimento para alunos em atraso
Esse são alguns dos exemplos entre muitos que a escola deve padronizar e documentar.
Ao contrário do que alguns pensam, os processos não engessam ou limitam o contato afetivo dos colaboradores com o aluno. As atitudes positivas, particulares de cada um, continuam tendo espaço, mas dentro de um norte, de uma sequência padrão em que todos executam.
É interessante envolver toda a equipe na elaboração dos processos, pois a experiência de cada um somada gera uma melhor definição e não esqueça que os processos são dinâmicos e precisam ser revisados e atualizados constantemente para que possam refletir as necessidades reais da empresa.
O trabalho é grande, mas o resultado positivo é ainda maior
Sabemos que isso exige muito trabalho, mas com tudo isso documentado a escola terá muitas vantagens a médio e longo prazo. Além das vantagens já citadas, imaginem a melhoria que essa documentação irá trazer em uma situação de contratação de um novo colaborador, com todos os processos definidos, o treinamento de pessoas e também a execução das tarefas se tornam muito mais facilitadas, ganhando tempo da administração para outras tarefas chave.
A organização é uma escolha, dá trabalho, mas é essencial para o sucesso das empresas e a documentação de processos faz parte dessa organização. Pense nos seus processos, converse com seus colaboradores, valide as idéias, documente e faça o seu manual operacional, com certeza sua empresa colherá ótimos frutos dessa iniciativa.
Abraços e um ótimo dia a todos!