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A tríade do tempo

Atualmente, a maioria das pessoas reclamam que o tempo passa muito rápido, que não está conseguindo dar conta de tudo o que é necessário fazer durante o dia, semana, mês e anos que iniciam e terminam com a sensação de terem passado cada vez mais rápido.

A tecnologia, que é um instrumento que pode ser usado para ganhar tempo, muitas vezes acaba ajudando a “roubar” um tempo precioso do nosso estoque, que é limitado e democrático: todos nós temos a mesma quantidade de horas por dia para executar e equilibrar todas as tarefas, ou seja, 24 horas.

Todos querem trabalhar, estudar, estar com a família, viajar, praticar esportes, brincar com os filhos, sair com a(o) esposa(o) ou namorada(o), entre outras coisas que são pertinentes a cada pessoa e tudo isso deve ser executado dentro dessas 24 horas. Por qual motivo então existem pessoas que são mais produtivas, conseguem fazer tudo que é necessário e atingem os objetivos propostos com mais facilidade, ao passo que outros vivem reclamando que não tem tempo para nada e não conseguem entregar projetos no prazo, adiam viagem, entre outras coisas.

Para ajudar a entender melhor os motivos que levam a boa ou a ruim gestão do tempo, Christian Barbosa, com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas, apresenta um método inovador de planejamento pessoal e a essência desse método é entendermos exatamente como usamos no nosso tempo.

Segundo ele, o tempo é utilizado basicamente com tarefas que são classificadas em:

E o como são definidas essas tarefas

IMPORTANTES: São atividades relevantes que trazem resultado, em geral as tarefas importantes são programadas com antecedência e tem prazo para execução, além de proporcionar prazer ao serem executadas.

URGENTES: São tarefas que não foram previstas e passaram a ter um tempo curto para a execução, são exigências que chegam em cima da hora e que geram pressão na execução, é o famoso “apagar incêndio”.

CIRCUNSTANCIAIS: São atividades desnecessárias que executamos e que não levam a nenhum objetivo, sejam elas programadas antecipadamente ou não, são gastos inúteis de tempo.

Nas 24 horas que o dia nos apresenta, temos várias atividades a desempenhar e a escolha deve ser nossa, dessa forma fica uma pergunta: Você está escolhendo suas tarefas ou elas estão te escolhendo?

Fica claro que as tarefas IMPORTANTES é que nos levam aos objetivos e metas, mas não podemos ignorar as tarefas URGENTES e CIRCUNSTANCIAIS, pois elas fatalmente vão ocorrer.

O importante é saber em que proporção cada uma ocorre em seu dia e o método da tríade do tempo sugere que o equilíbrio seja próximo do seguinte:

  • 70% das tarefas devem ser IMPORTANTES
  • 20% das tarefas devem ser URGENTES
  • 10% das tarefas devem ser CIRCUNSTANCIAIS

Se o seu dia está sendo ocupado de uma forma muito diferente dessa tríade, com certeza você está em desequilíbrio, o que pode dificultar que suas metas sejam atingidas e assim, surgindo várias situações de pressão e stress.

Alguns exemplos

1. Quando eu acompanho o tempo de vida do pneu do meu carro e faço a troca no tempo certo, essa troca é uma tarefa IMPORTANTE, pois foi programada.

2. Se o pneu do meu carro fura na estrada por estar careca, tenho que fazer a troca (pressão e stress) e ainda tenho que levar o carro o quanto antes na oficina para trocar o pneu careca, pois não posso mais arriscar. Essa tarefa é URGENTE.

Normalmente, como mostrado no exemplo acima, uma tarefa URGENTE é decorrente da não execução no tempo certo de uma tarefa que era IMPORTANTE.

3. As tarefas CIRCUNSTANCIAIS são por exemplo: usar o WhatsApp, Facebook e demais redes sociais, assistir muita TV, vídeo game, entre outras, numa frequência demasiada.

Claro que o que é importante para uma pessoa pode ser diferente do que importa para outra pessoa.

Portanto, analise o que é realmente importante para você e sua empresa, faça um planejamento para trabalhar as tarefas IMPORTANTES, dando o espaço merecido para elas e tenha a consciência que surgirão URGÊNCIAS e CIRCUNSTÂNCIAS, mas dentro de um limite normal (70 – 20 – 10), dessa forma você conseguirá muito mais resultado, terá qualidade de vida e será muito mais realizado e feliz.